So wählen Sie den richtigen Kassendrucker
Für viele Unternehmen besteht die Pflicht, Daten über den Warenverkauf an das elektronische Verkaufsregister (elektronische Evidenz der Einnahmen) zu senden. Dazu benötigen Sie einen speziellen Drucker für Kassensysteme, der das Ausdrucken von Kassenbons ermöglicht. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diesen Drucker richtig auswählen.
Wenn Sie Ihre Umsätze elektronisch erfassen müssen, können Sie auf einen Drucker nicht verzichten. Der Kunde sollte eine Quittung erhalten, die eine Reihe von Pflichtangaben enthält (u. a. Ihre Steueridentifikationsnummer).
Die Wahl des Druckers hängt stark davon ab, welche smarte Registrierkasse Sie kaufen. Die Wahl hängt wiederum von der Größe Ihres Unternehmens ab:
- eine Touch-Kasse mit Zahlungsterminal eignet sich für kleine Unternehmen – Sie können aber auch ein Smartphone oder Tablet mit Anschluss an einen externen Drucker verwenden,
- für Restaurants und größere Betriebe eignet sich eine klassische Druckknopfkasse, bzw. ein komplexes Kassensystem mit Anbindung an eine Lagersoftware.
Als nächstes werden wir über Kassen sprechen, die einen externen Drucker benötigen (in der Praxis werden sie als Kassendrucker bezeichnet). Diese Geräte verwenden zwei Drucktechnologien: Thermodruck und Nadeldruck. Welche Vor- und Nachteile haben die einzelnen Geräte?
Bon-Thermodrucker
Die Drucktechnik dieser Kassendrucker arbeitet nach dem Thermoprinzip. Basis des Gerätes ist ein Heizelement, das – je nach Druckmuster – an unterschiedlichen Stellen beheizt wird. Durch den Drucker läuft Thermopapier, dessen weiße Farbe sich durch die Hitze in Schwarz umwandelt (weitere Informationen finden Sie im Artikel zur Bedienung und Auswahl von Thermodruckern).
Der Vorteil des Bon-Thermodruckers ist ein geringes Rauschen und eine relativ hohe Geschwindigkeit und Druckqualität. Der Nachteil ist die geringe Haltbarkeit gedruckter Bons – die thermosensitive Schicht verblasst schnell und ist nicht abriebfest. Diese Drucker sind daher nicht für Geschäfte geeignet, in denen es wichtig ist, den Kassenbon aufgrund der Garantie über mehrere Jahre aufzubewahren.
Bon-Nadeldrucker
Nadeldrucker verwenden Druckköpfe, die sich über das Papier bewegen und Farbe Zeile für Zeile auftragen. Sie geben einen charakteristischen, relativ lauten Ton ab, der als negativ empfunden werden kann. Ein weiterer Nachteil kann eine langsamere Druckgeschwindigkeit sein. Daher sind Nadeldrucker für Orte mit vielen Menschen (z. B. Festivals) nicht geeignet.
Andererseits ist der resultierende Druck ohne Qualitätsänderung über mehrere Jahre haltbar und die Anschaffungs- und Betriebskosten sind im Vergleich zu einem Thermodrucker geringer.
Weitere Faktoren für die Wahl von Kassendrucker
1) Portabilität: Auf dem Markt sind sowohl Plug-in-Geräte als auch tragbare Drucker erhältlich. Bei mobilen Geräten ist es wichtig, die Akkulaufzeit zu beachten, Geräte mit der höchsten Kapazität können mit einer einzigen Ladung bis zu 8 Stunden drucken (im Standby-Modus wird die Ausdauer mit Hunderten von Stunden angegeben).
2) Verbindungsart: Drucker mit sowohl Bluetooth- als auch Wi-Fi-Verbindungen sind heute der Standard. Anschluss über USB-Kabel bzw. über LAN oder RS-232-Anschluss ist ebenfalls kein Problem. An Orten mit schlechtem Signal lohnt es sich, ein Gerät zu kaufen, das Zahlungsinformationen speichern kann.
3) Bonbreite: Die meisten Kassendrucker können Bons mit einer Breite von 48 bis 80 mm drucken, es gibt aber auch Geräte, die einen 90 mm Bon verarbeiten können. Die Wahl liegt hier ganz bei Ihnen - das Gesetz gibt die Abmessungen des Steuerbelegs in keiner Weise vor.
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