Ein praktischer Leitfaden zur Archivierung von Buchhaltungsbelegen und anderen Dokumenten
Die Archivierungspflicht betrifft alle Unternehmen und gemeinnützige Organisationen. Wie lange sollten einzelne Arten von Dokumenten aufbewahrt werden? Und was soll mit ihnen nach Ablauf der Frist geschehen? Beide Fragen werden in unserem Artikel beantwortet.
Zunächst klären wir ein paar Grundbegriffe, die sich auf die Dokumentenarchivierung beziehen. Der Begriff „Archiv“ selbst wird im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von Unternehmensdokumenten nicht immer richtig verstanden. Nur Akten von außergewöhnlichem Wert werden im Archiv aufbewahrt. Der Begriff Akte bezeichnet die Sammlung von Aufzeichnungen, die inhaltlich zusammengehören.
Jedes Dokument, das ins Archiv gelangt, muss entsprechend gekennzeichnet werden. Diese Bezeichnung bestimmt, wie lange das betreffende Dokument archiviert werden muss und wie die Zukunft dieses Dokuments nach Ablauf der Archivierungsfrist aussehen wird.
Einerseits handelt es sich um Dokumente, die von historischer Bedeutung sind und zur Langzeitarchivierung bestimmt sind. Andererseits handelt es sich um Dokumente, die keinen historischen Wert haben und zur Vernichtung bestimmt sind. Es gibt auch eine Art von Dokumenten, für die zukünftig über die Vernichtung oder Archivierung entschieden wird.
Dokumente sind außerdem mit einer Nummer gekennzeichnet, die den Zeitraum der Archivierung in Jahren angibt. Nach Ablauf der Archivierungsfrist können die Unterlagen vorschriftsmäßig entsorgt werden.
Vernichtung nach Ablauf der Archivierungsfrist
Zur Vernichtung vorgesehene Unterlagen sind nach DIN 66399 zu entsorgen. Diese Norm teilt Unterlagen in 5 Sicherheitsstufen ein (wobei der Inhalt der Dokumente berücksichtigt wird). Zum Beispiel Dokumente mit personenbezogenen Daten werden als P-2 klassifiziert. Es ist notwendig, sie in Stücke mit einer Größe von nicht mehr als 8 cm2 (oder Streifen mit einer Breite von 6 mm) zu zerkleinern.
Jahresabschlüsse gehören bereits zur strengeren Klasse P-5 und müssen in Papierpartikel mit einer Fläche von max. 0,3 cm2 (ein Quadrat mit einer Seitenlänge von etwa einem halben Zentimeter). Genauere Informationen finden Sie im Artikel zur Auswahl eines Aktenvernichters.
Für die Aktenvernichtung benötigen Sie in den meisten Fällen keine Sondererlaubnis. Es ist wichtig, dass Sie zumindest die Vernichtungsfrist für einzelne Dateitypen kennen. Wenn Sie die Unterlagen vor Ablauf der vorgeschriebenen Frist vernichten, können daraus rechtliche Konsequenzen gezogen werden.
