5 Tipps zur Auswahl eines Aktenvernichters + Berechnung der Schreddergeschwindigkeit

20. 7. 2023

Ob Sie einen Aktenvernichter für das Büro oder für zu Hause suchen, die Basis des Erfolgs ist die Auswahl nach den richtigen Parametern. Was die sogenannte Sicherheitsstufe ist, welche Materialien neben Papier noch vernichtet werden können, wie die Schreddergeschwindigkeit berechnet und wie das vernichtete Papier wiederverwertet wird.

Inhaltsübersicht:

  • Aktenvernichter-Sicherheitsstufen
  • Die ISO/IEC 21964
  • 4 Schritte zur Auswahl des richtigen Aktenvernichters
  • Recycling von zerkleinertem Papier
  • Ein Aktenvernichter ist ein Gerät, das für die Entsorgung solcher Dokumente bestimmt ist, die nicht im herkömmlichen Abfall entsorgt werden können. In der erweiterten Definition kann das Schreddern als die irreversible Entsorgung von Daten, unabhängig von ihrem Träger, definiert werden.

    Klassische Aktenvernichter entstanden zu Beginn des 20. Jahrhunderts und haben auch heute noch ihren Platz im Büro – trotz Digitalisierung und dem Trend zum papierlosen Büro. Einer der Gründe ist die Verpflichtung verschiedener Organisationen, sensible Daten in Papierform zu archivieren und die Notwendigkeit ihrer anschließenden Entsorgung gemäß der vorgeschriebenen Sicherheitsstufe.

    Aktenvernichter-Sicherheitsstufen

    Je sensibler die Daten, desto größer der Aufwand, sie zu entsorgen. Seit 2014 wird die Vernichtung von Dokumenten und anderen Medien in den meisten europäischen Ländern durch die internationale Norm DIN 66399 geregelt, die die ältere DIN 32757 ablöst.

    Nach DIN 66399 werden folgende Arten von Datenträgern unterschieden:

    • P – schriftliche Medien (klassische Dokumente, Kontoauszüge etc.),
    • O – optische Medien (CD, DVD, Blu-ray),
    • T – Informationsdarstellung auf magnetischem Datenträger (Disketten, Magnetbandkassetten),
    • E – tragbare elektronische Medien (USB-Laufwerke, externe Speicher, Speicherkarten),
    • F – Informationen in verkleinerter Form (Filmbänder und Mikrofilme),
    • H – Festplatten.

    Die Sicherheitsstufe richtet sich nach dem Grad des Datengeheimnisses auf dem Datenträger und bestimmt, wie kleinteilig der Datenträger vernichtet werden muss.

    Bei Papier ist es umso schwieriger, das Originaldokument zu rekonstruieren, je kleiner die Partikel sind. Die Aktenvernichtung in verschiedenen Sicherheitsstufen muss folgende Parameter erfüllen:

    Sicherheitsstufe 

    Parameter von zerkleinertem Papier

    Ungefähre Anzahl der Partikel von A4-Papier

    Arten von Dokumenten

    P-1

    Partikelgröße max. 2 000 mm2 oder beliebig lange Streifen mit einer Breite von bis zu 12 mm

    32

    Kataloge, Broschüren und andere Dokumente ohne sensible Informationen

    P-2

    Partikelgröße max. 800 mm2 oder beliebig lange Streifen mit einer Breite von bis zu 6 mm

    78

    gewöhnliche Bürounterlagen (Anleitungen, Formulare etc.)

    P-3

    Partikelgröße max. 320 mm2 oder beliebig lange Streifen mit einer Breite von bis zu 2 mm

    195

    Dokumente mit personenbezogenen Daten (z. B. Bestellungen, Rechnungen), sensible Firmendokumente

    P-4

    Partikelgröße max. 160 mm2 oder beliebig lange Streifen mit einer Breite von bis zu 6 mm

    390

    Dokumente mit sensiblen personenbezogenen Daten

    P-5

    Partikelgröße max. 30 mm2 oder beliebig lange Streifen mit einer Breite von bis zu 2 mm

    2 079

    streng geheime Dokumente

    (Abrechnungen, Aufzeichnungen, Daten aus Entwicklung und Forschung)

    P-6

    Partikelgröße max. 10 mm2 oder beliebig lange Streifen mit einer Breite von bis zu 1 mm

    6 237

    Dokumente mit besonders wichtigen Informationen für die Existenz des Unternehmens

    P-7

    Partikelgröße max. 5 mm2 oder beliebig lange Streifen mit einer Breite von bis zu 1 mm

    12 474

    streng geheime Militär- und Sicherheitsdokumente

     

    Für andere Arten von Datenträgern legt die DIN 66399 folgende Vernichtungs-/Entsorgungsparameter fest:

     

    O (optische Medien)

    T (Informationsdarstellung auf magnetischem Datenträger)

    E (tragbare elektronische Medien)

    F (Informationen in verkleinerter Form)

    H (Festplatten)

    O1 – Partikelgröße max. 2 000 mm2

    T1 – mechanische Entsorgung

    E1 –  Deaktivierung

    F1 – Partikelgröße max. 160 mm2

    H1 – Deaktivierung

    O2 – Partikelgröße max. 800 mm2

    T2 – Partikelgröße max.  2 000 mm2

    E2 – Demontage und Entsorgung von Teilen

    F2 – Partikelgröße max. 30 mm2

    H2 – Datenträger muss mechanisch oder elektronisch beschädigt werden

    O3 – Partikelgröße max. 160 mm2

    T3 – Partikelgröße max. 320 mm2

    E3 – Partikelgröße max. 160 mm2

    F3 – Partikelgröße max. 10 mm2

    H3 – 

    mechanische oder elektronische Entsorgung

    O4 – Partikelgröße max. 30 mm2

    T4 – Partikelgröße max. 160 mm2

    E4 – Partikelgröße max. 300 mm2

    F4 – Partikelgröße max. 2,5 mm2

    H – Partikelgröße max. 2 000 mm2

    O5 – Partikelgröße max. 10 mm2

    T5 – Partikelgröße max. 30 mm2

    E5 – Partikelgröße max. 10 mm2

    F5 – Partikelgröße max. 1 mm2

    H – Partikelgröße max. 320 mm2

    O6 – Partikelgröße max. 5 mm2

    T6 – Partikelgröße max. 10 mm2

    E6 – Partikelgröße max. 1 mm2

    F6 – Partikelgröße max. 0,5 mm2

    H – Partikelgröße max. 10 mm2

    O7 – Partikelgröße max. 0,2 mm2

    T7 – Partikelgröße max. 2,5 mm2

    E7 – Partikelgröße max. 0,5 mm2

    F7 – Partikelgröße max. 0,2 mm2

    H – Partikelgröße max. 5 mm2

    Die ISO/IEC 21964

    Die ISO/IEC 21964 ist die internationale Version der in Deutschland für die Akten- und Datenträgervernichtung richtungsweisenden DIN 66399. Nach dieser Norm wird die Vernichtung sensibler Papierdokumente in staatlichen Einrichtungen wie folgt geregelt:

    • Stufe 1 (Interne Daten): Vernichtung nach Sicherheitsstufe P-2,
    • Stufe 2 (Geheim zu haltende Daten): Vernichtung nach Sicherheitsstufe P-4,
    • Stufe 3 (Geheime Hochsicherheitsdaten): Vernichtung nach Sicherheitsstufe P-5,
    • Stufe 4 (Top Secret Hochsicherheitsdaten): Vernichtung nach Sicherheitsstufe P-6.

    Bei der Entsorgung personenbezogener und sensibler Daten müssen staatliche und kommerzielle Organisationen die DSGVO-Verordnung befolgen, die jedoch nicht direkt die Parameter von geschredderten Dokumenten bestimmt. Die Unterlagen müssen jedoch so entsorgt werden, dass niemand darauf zugreifen kann. Unter diesem Gesichtspunkt ist es sinnvoll, zu Geräten zu greifen, die einen Kreuz- oder Querschnitt haben (also mindestens Klasse P-4 - siehe unten).

    istock-1173006259-nahled2.jpg

     

    4 Schritte zur Auswahl des richtigen Aktenvernichters

    Wir unterscheiden Aktenvernichter mit elektrischem und mechanischem Antrieb. Für den Normalbetrieb empfehlen wir die Anschaffung eines Elektro-Aktenvernichters. Genauere Informationen finden Sie in den folgenden Punkten.

    Berücksichtigen Sie bei der Auswahl den Geheimhaltungsgrad der Dokumente

    Wählen Sie einen Aktenvernichter in erster Linie im Hinblick auf die Art der zu vernichtenden Dokumente aus. Ein Gerät mit Längsschnitt (erzeugt Papierstreifen) reicht aus, um gewöhnliche Dokumente zu vernichten. Zur Entsorgung von Dokumenten mit sensiblen Informationen verwenden Sie einen Aktenvernichter mit Kreuzschnitt (es entstehen kleine Partikel). Bei modernen Aktenvernichtern können Sie zwischen Sicherheitsstufen wechseln.

    Wenn Sie sich für einen Aktenvernichter für eine staatliche Einrichtung entscheiden, prüfen Sie, ob das ausgewählte Gerät nach den aktuell gültigen Vorschriften zertifiziert ist.

    Aktenvernichterkapazität und -geschwindigkeit

    Bevor Sie sich für einen Aktenvernichter entscheiden, ist es wichtig zu wissen, wie viele Dokumente Sie ungefähr pro Monat entsorgen müssen und um welche Art von Papier es sich handelt. Davon hängt auch die Größe des Korbes ab. Der Standard liegt bei 5 bis 20 Litern, bei viel beschäftigten Aktenvernichtern fasst der Korb über 200 Liter. Für die Klasse P-4 benötigen etwa 4 A4-Blätter einen Liter. Je höher die Sicherheitsstufe (und damit je kleiner die Partikel), desto geringer das Volumen des zerkleinerten Papiers. 

    Die Geschwindigkeit des Aktenvernichters ist wichtig, um die Anzahl der Blätter zu zählen, die das Gerät während des Arbeitstages vernichten kann.

    Beispiel: Welches Zerkleinerungsvolumen benötigen Sie?
    Bei der Auswahl eines Aktenvernichters ist die Geschwindigkeit wichtig – sie wird in Metern pro Minute (oder Millimeter pro Sekunde) angegeben. Im Durchschnitt reichen die Werte von 0,3 m bis 40 m/min. Die Standardgeschwindigkeit beträgt ca. 4 m/min (13 zerkleinerte Blätter im A4-Format pro Minute).
    Sie können die Geschwindigkeit erhöhen, indem Sie einen Aktenvernichter kaufen, der mehr Blätter gleichzeitig vernichten kann. Es gibt Geräte, die bis zu 20 Blatt Papier auf einmal vernichten können. Auf dem Markt finden Sie auch Geräte, die ganze Papierpakete auf einmal entsorgen.
    Standardmäßig kann der Aktenvernichter bis zu 130 Blatt pro Minute bei einer Geschwindigkeit von 4 m/s entsorgen. Aber das ist nicht alles.
    Die Kapazität von Aktenvernichtern wird meistens für Papiere mit einem Gewicht von 70 g/m² angegeben, aber das Gewicht von klassischem Büropapier liegt bei 80 g/m². Die Geschwindigkeit ist dann entsprechend geringer. Im obigen Beispiel würde ein Gerät mit einem Volumen von 10 Blatt und einer Geschwindigkeit von 4 m/min pro Minute etwa 113 Blatt Standard-Büropapier entsorgen.
    Wie lange sollte eigentlich der Aktenvernichter laufen? Da Wärme erzeugt wird, können die meisten Aktenvernichter daher nicht länger als 20 Minuten in Betrieb bleiben. Als nächstes müssen Sie bis zu 40 Minuten warten, bis der Aktenvernichter abgekühlt ist. Im obigen Beispiel können Sie an einem Arbeitstag ca. 904 Blatt gewöhnliches Büropapier vernichten.

    Art der Datenträger

    Die meisten Aktenvernichter können mit Klammern und Heftklammern in Dokumenten umgehen, und einige Geräte können auch optische Datenträger, Filmträger und Plastikkarten vernichten. Elektronische und magnetische Träger müssen zur Entsorgung einem Fachbetrieb übergeben werden.

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    Zusätzliche Funktionen des Geräts

    Eine Reihe von Geräten bieten zusätzliche Funktionen

    • Rücklauffunktion, die dabei hilft, eingeklemmtes Material zu entfernen,
    • automatische Abschaltung des Gerätes bei Überhitzung oder Überlaufen des Korbes,
    • Papiereinzug,
    • Möglichkeit, den Aktenvernichter auf einen normalen Abfalleimer zu stellen.

    Wir empfehlen die Anschaffung eines Aktenvernichters, der mit einem automatischen Überhitzungsschalter und idealerweise einer Rücklauffunktion ausgestattet ist. Achten Sie darauf, dass die Öffnung des Aktenvernichters so schmal wie möglich ist – dies verhindert ungewollte Verletzungen Ihrer Finger.

    Recycling von zerkleinertem Papier

    Vernichtetes Papier kann in die Altpapiertonne geworfen werden (siehe Artikel zur Papiernutzung im Büro). Vernichtete optische, Film- und Magnetträger gehören zum gemischten Abfall. Einige Datenträger sollten dann als sog. Elektroschrott entsorgt werden (dazu gehört auch die Entsorgung von Druckern).

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