KI-Tools zur Einsparung von Druckkosten und zur Dokumentenbearbeitung: Wie können OCR und künstliche Intelligenz Ihnen helfen?
Künstliche Intelligenz ist heute in der Lage, Bilder zu generieren, Texte zu verfassen oder Daten zu analysieren. Immer häufiger setzt sie sich jedoch auch in einem deutlich weniger auffälligen Bereich durch, nämlich bei der Arbeit mit Dokumenten. Gerade hier kann sie Ihnen nicht nur Zeit, sondern auch Papier und Druckerpatronen sparen. Dank der Kombination aus OCR und modernen KI-Tools müssen Sie nämlich nicht mehr jedes längere Dokument automatisch vollständig ausdrucken, wie es früher notwendig war. Heutzutage können Sie es nämlich ganz einfach in ein digitales Format umwandeln und anschließend mithilfe von KI analysieren, zusammenfassen und erst dann entscheiden, welche Informationen Sie tatsächlich in Papierform benötigen. Sie wissen nicht, wovon die Rede ist? In den folgenden Zeilen werden wir Ihnen das näher erläutern.
OCR ist der erste Schritt zur intelligenten Dokumentenverarbeitung
Die Grundlage für die Arbeit mit Papierdokumenten bildet OCR, die sogenannte optische Zeichenerkennung. Diese Technologie kann beispielsweise Text aus einem eingescannten Dokument erkennen und in ein Format umwandeln, das sich weiterverarbeiten lässt. OCR ist zwar an sich keine generative künstliche Intelligenz, bietet in Kombination mit ihr jedoch wesentlich umfangreichere Möglichkeiten.
Die moderne Dokumentenverarbeitung geht also weit über das bloße Einscannen hinaus. Systeme wie beispielsweise IDP (Intelligent Document Processing) können die Struktur eines Dokuments erkennen, gezielt Informationen daraus extrahieren, Dokumente automatisch klassifizieren oder eine schnelle Suche innerhalb ihrer Inhalte ermöglichen. In der Praxis lassen sich so Rechnungen, Verträge, Formulare, Berichte, Korrespondenz und zahlreiche weitere Dokumente verarbeiten.
Tipp: In unserer modernen Welt dreht sich nicht alles nur um künstliche Intelligenz, sondern auch um Smartphones, in die KI mittlerweile tief integriert ist. Wussten Sie aber, dass man auch ganz einfach vom Smartphone aus drucken kann? Falls nicht, erfahren Sie in unserer Anleitung, wie das funktioniert.
Lassen Sie Ihr Dokument zusammenfassen, bevor Sie es ausdrucken
Noch interessantere Möglichkeiten bietet generative KI wie ChatGPT, Google Gemini und ähnliche Anwendungen. Stellen Sie sich beispielsweise einen fünfzigseitigen Bericht vor, aus dem Sie nur einige wenige Informationen benötigen. Anstatt die gesamte Datei direkt an den Drucker zu senden, können Sie die KI bitten, den Bericht zusammenzufassen, wichtige Passagen herauszusuchen oder beispielsweise eine Liste der wichtigsten Punkte zu erstellen.
Anschließend können Sie entscheiden, ob Sie das Dokument überhaupt ausdrucken müssen. Falls ja, reichen häufig einige wenige relevante Seiten oder die erstellte Zusammenfassung aus. Genau hier kann KI zu echten Einsparungen bei den Druckkosten beitragen, indem sie hilft, die Anzahl der tatsächlich gedruckten Seiten und damit auch den Verbrauch von Druckerpatronen und Tonern zu reduzieren. Selbstverständlich sollten Sie das Ergebnis der KI immer sorgfältig überprüfen, um sicherzustellen, dass es Ihren Erwartungen entspricht. Besonders praktisch ist außerdem, dass fortschrittliche KI-Systeme bereits konkrete Informationen automatisch extrahieren oder Dokumente klassifizieren können. Dadurch werden sie zu noch wertvolleren Helfern im Alltag.
Tipp: Druckkosten lassen sich selbstverständlich nicht nur durch den Einsatz künstlicher Intelligenz senken. Wenn Sie erfahren möchten, welche weiteren Möglichkeiten es gibt, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel 9 Tipps, wie Sie Druckkosten sparen können, in dem wir verschiedene Einsparmöglichkeiten vorstellen.
KI kann auch bei der Druckvorbereitung helfen
Künstliche Intelligenz hält zunehmend auch direkt Einzug in die Druckabläufe. Im professionellen Umfeld gibt es beispielsweise Lösungen, die eine per E-Mail eingegangene Druckanfrage auslesen, wichtige Parameter daraus ermitteln und automatisch einen Druckauftrag vorbereiten können. Auch in Programmen zur Druckvorstufe kommen immer häufiger KI-Assistenten zum Einsatz, die dabei helfen, Routineaufgaben zu automatisieren.
Für durchschnittliche Nutzer ist jedoch vor allem der grundlegende Einsatz solcher Technologien interessant, insbesondere die bereits erwähnte Erstellung von Zusammenfassungen, mit denen sich der Verbrauch von Druckmaterial reduzieren lässt. Bevor Sie ein umfangreiches Dokument ausdrucken, sollten Sie deshalb eine Zusammenfassung erstellen lassen und mithilfe von KI herausfinden, auf welchen Seiten sich die benötigten Informationen befinden. Drucken Sie anschließend nur das aus, was Sie tatsächlich benötigen. Denn gerade in Unternehmen, Schulen oder Haushalten, in denen regelmäßig gedruckt wird, können sich selbst kleine Einsparungen mit der Zeit erheblich summieren.
Diese Drucker eignen sich hervorragend (nicht nur) zum Ausdrucken von KI-generierten Textzusammenfassungen
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Dabei sollten Sie jedoch drei Dinge beachten. Wie bereits erwähnt, sind die Ergebnisse von OCR und KI nicht immer hundertprozentig genau. Deshalb ist es wichtig, relevante Informationen vor ihrer weiteren Verwendung zu überprüfen. Überlegen Sie außerdem sorgfältig, welche Dokumente Sie in cloudbasierte KI-Dienste hochladen, insbesondere wenn diese personenbezogene, geschäftliche oder andere sensible Daten enthalten. Der dritte Punkt, oder vielmehr ein weiterer Tipp, betrifft die Formulierung einer möglichst umfassenden und präzisen Aufgabenstellung, eines sogenannten Prompts für die KI. Damit die KI Ihnen wirklich gute Ergebnisse liefern kann, müssen Sie ihr zunächst möglichst genau erklären, was Sie von ihr erwarten. Nur so kann sie anschließend ein sinnvolles und Ihren Anforderungen entsprechendes Ergebnis liefern.
Wie Sie also sehen, bedeutet der Einzug der KI keineswegs das Ende des klassischen Druckens, sondern vielmehr dessen Weiterentwicklung zu einer moderneren Form. Künstliche Intelligenz kann dabei helfen, zu entscheiden, welche Inhalte sich tatsächlich auszudrucken lohnen, und unnötige Seiten bereits zu vermeiden, bevor der Drucker überhaupt mit seiner Arbeit beginnt.
Über den Autor
Jiří Filip
Langjähriger Chefredakteur der Magazine Letem světem Applem und Jablíčkář.cz, Technikredakteur des Magazins Zboží.cz, Redakteur des TonerPartner-Blogs, Technikbegeisterter, Tüftler und Produkttester in einer Person. Neben seiner Leidenschaft für die neuesten Hightech-Gadgets begeistert er sich auch fürs Kochen, für Ausflüge in die Natur, für seine Familie und für Sport, insbesondere Mannschaftssport. Weitere Informationen über ihn finden Sie auf seinem LinkedIn-Profil.
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