Wie wählt man einen Drucker fürs Büro aus, ohne sich die Finger zu verbrennen?

12. 2. 2019

12. 2019 | Es sind schon fast 580 Jahre vergangen, seit Johannes Gutenberg der Menschheit seine revolutionäre Erfindung gebracht hat: den Buchdruck. Die Erfindung, die auf ungewöhnliche Art und Weise die bisherige Weltauffassung veränderte, hat zur freien Informationsverbreitung und zur allgemeinen Weiterentwicklung der Bildung beigetragen. Heute erfüllt der Drucker als Bürogerät eine von den ursprünglichen Funktionen des Buchdrucks. Für Unternehmen, staatliche Institutionen, Ladengeschäfte, kleine und mittelständische Betriebe sind zuverlässige Drucker eine absolute Notwendigkeit. Drucken von Rechnungen, Dokumenten, Bestellungen, Lohnzetteln - das alles muss ein ordentlicher Bürodrucker schaffen. Und wir beraten Sie, wie Sie den besten Drucker auswählen.

Das Beste aus unserem Angebot

Dem einen reicht die schwarz-weiße Wahrnehmung der Welt, der andere sieht sie in bunten Farben

Sie mögen anfangs denken, dass die Drucker, die für den Haushalt bestimmt sind, sich sicher von denen unterscheiden, die ihre Anwendung im Büro finden. Weil Sie wohl im Büro keine Fotos ihrer Kinder oder lustige Schnappschüsse aus dem Urlaub drucken werden. Sie werden sicher auch nicht vor Glück strahlen, wenn Ihr Dokument mit Schneckengeschwindigkeit aus dem Drucker kriecht, während hinter Ihnen eine Reihe anderer Unglücklicher steht, die ungeduldig von einem Fuß auf dem anderen treten und auf ihren Zugang zum Drucker warten. Daher brauchen Sie im Büro einen Drucker, der schnell ist und einer größeren Anzahl von Benutzern leichten Zugang gewährt. Wenn er noch dazu sparsam und zuverlässig ist, ist es ein weiterer Pluspunkt.

Drucker werden aufgrund der benutzten Technologie in drei Gruppen eingeteilt:

Wie wir schon angedeutet haben, ist die erste Technologie, die farbige Tintenfüllungen in sogenannten Druckkopfpatronen nutzt, vor allem für Haushalte bestimmt. Wenn Sie nur selten drucken, eine höhere Qualität des Druckergebnisses wünschen (besonders bei Fotos) und Ihnen die höheren Druckkosten nichts ausmachen, kann für Sie der Tintenstrahldrucker ein sehr nützlicher Helfer sein. In der Geschäftswelt dagegen, wo vor allem an die Druckgeschwindigkeit und Zugänglichkeit für mehrere Benutzer hohe Anforderungen gestellt werden, reicht der Tintenstrahldrucker nicht.

Die zweite genannte Technologie (Nadeldrucker) ist schon im Auslaufen begriffen. Wer in den 90er Jahren als Unternehmer angefangen hat, erinnert sich mit ein bisschen Nostalgie an die Kilometer von Rechnungen, die sein unzerstörbarer Epson-Drucker mithilfe von Nadeln und eines Farbbands zu drucken geschafft hat, bis er in seinen wohlverdienten Ruhestand ging. Jedenfalls kann man nicht mehr auf die alte Art und Weise leben und deshalb erschienen die Laserdrucker auf der Bildfläche. Genau diese Drucker herrschen heute in den meisten Büros vor.

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Auflösung oder hören Sie auf, Perlen vor die Säue zu werfen

Wenn unser Vergleich in der Überschrift dieses Kapitels jemanden unangenehm berührt hat, entschuldigen wir uns, aber es handelt sich nur um eine Redewendung, deren Ursprung in der Bibel liegt (Matthäus 7:1-6 B21). Mithilfe dieser Redewendung bemühen wir uns, den Lesern bewusst zu machen, dass Sie als verantwortlicher und sparsamer Inhaber eines Unternehmens sicherlich nicht ihre Angestellten, Steuerprüfer, Staatsbeamten oder Kunden mit perfekten Graphiken, bunten Tabellen, Richtlinien oder anderen Dokumenten blenden wollen. Die Kunden, die Ihre Rechnungen erhalten, werden Sie nicht lieber haben, weil diese Rechnung toll aussieht und in lebendigen Farben auf Kreidepapier ausgedruckt ist. Wenn der Betrag auf der Rechnung um 50 % niedriger wäre, wäre das etwas ganz Anderes.
Was wollen wir damit sagen? Dass eine niedrigere Auflösung des Bürodruckers beim Dokumentendruck nicht abträglich sein muss. Ihnen wird locker eine Auflösung von 600 DPI genügen (Auflösung in DPI drückt aus, wie viele Pixel - oder Bildpunkte - in die Länge von einem Zoll passen). Mehr brauchen Sie wirklich nicht.
Und wenn Sie über den Kauf einer Multifunktionsanlage mit einem integrierten Scanner nachdenken, dann sollen Sie wissen, dass ein Scanner mit einer Auflösung von 1.200 DPI genügen wird.

Geschwindigkeit oder es hätte schon gestern fertig sein sollen

Wenn wir über die Auflösung (oder Qualität) des Drucks als von einer Eigenschaft gesprochen haben, die bei Bürodruckern eine weniger wichtige Rolle spielt, so können wir das über die nächste Eigenschaft nicht sagen. Es ist die Druckgeschwindigkeit. Müssen Sie Dokumente mit mehreren Seiten ausdrucken? Setzen Sie auf Drucker mit einem genauen und schnellen Laserstrahl. Im Allgemeinen wird die Druckgeschwindigkeit in der Anzahl von ausgedruckten schwarz-weißen (oder ggf. farbigen - je nach dem Druckertyp) DIN-A4-Seiten pro Minute angegeben. Die besten Drucker können bis zu 60 Seiten pro Minute erreichen. Und gerade bei diesem Parameter überragen die Laserdrucker die Tintenstrahlkonkurrenz und sie sind aufgrund der größeren Druckumfänge im Büro unersetzlich.

Kosten oder auch ein Drucker kann sich bezahlt machen

Richtig ausgewähltes Werkzeug (und der Drucker ist nichts anderes) kann sich als hoch effektiv erweisen, wenn sein Anschaffungspreis niedrig ist, die Kosten für Service vernünftig sind und das Werkzeug genau die Anforderungen erfüllt, die das Unternehmen stellt. Und genauso wie jedes andere Werkzeug sollten Sie den Drucker danach auswählen, wie gut er seinem Verwendungszweck und seiner Auslastung gerecht wird.
Gerade Laserdrucker sind ideal für Büros, weil die gesamten Druckkosten im Vergleich zu Tintenstrahldruckern bei ihnen wesentlich niedriger sind. Die Patronen sind zwar teurer als die Tintenpatronen, haben aber viel mehr Inhalt. Die Seitenzahl, die man den Tintenstrahldruckern angibt, bewegt sich nur ungefähr um 500 Stück (je nach der prozentualen Abdeckung beim Druck), während man mit Laserpatronen mehr als 2.000 Seiten drucken kann. Zusätzlich trocknet das feine Pulver in den Patronen nicht aus, kann nicht - wie es oft bei Tintenstrahldruckern vorkommt - die Düsen verstauen und hat eine längere Lebensdauer. Mehr über die Vorteile und Nachteile von Tintenstrahldruckern können Sie in unserem älteren Artikel lesen.

 

Konnektivität oder ich drucke, du druckst, wir drucken

Für die Unternehmensbesitzer mit einer höheren Mitarbeiterzahl ist es wichtig, dass die Mitarbeiter, die zur Nutzung des Druckers berechtigt sind, jederzeit und von überall aus Zugang zum Drucker haben. Diese Unternehmen werden selbstverständlich das Problem dadurch lösen, dass sie jedem Benutzer seinen eigenen Drucker geben. Sie kaufen einen oder mehrere Drucker (je nach der Größe des Unternehmens und je nachdem, wie oft seine Mitarbeiter drucken usw.), die sie daraufhin in ein Netzwerk einfügen.
Es ist wahr, dass eine Privatperson keine solchen Probleme hat - sie druckt entweder nur selbst oder teilt sich den Drucker im Rahmen eines Haushalts.
Für die Bürodrucker ist es wichtig, über eine Netzschnittstelle zu verfügen, also entweder über eine traditionelle Kabelverbindung (LAN/Ethernet) oder ein System für drahtlose Kommunikation (Wi-Fi), was am weitesten verbreitet ist. Im idealen Fall stehen beide Arten zur Verfügung. Nur so ist es möglich, den Drucker auf einfache Weise gemeinsam zu benutzen und unabhängig voneinander von mehreren Computern aus gleichzeitig zu drucken. Anspruchsvollere Benutzer werden bestimmt die Laserdrucker mit der komfortablen Möglichkeit des Druckens und Scannens direkt von Mobilgeräten aus schätzen, also von Tablets und Smartphones, die mit dem Betriebssystem Android oder iOS ausgestattet sind.

Big Brother oder die Tatsache, dass Sie paranoid sind, bedeutet noch lange nicht, dass Sie nicht verfolgt werden

Die gemeinsame Benutzung der Drucker im Rahmen eines Netzwerks hat für den Unternehmensinhaber eine große Bedeutung: er hat eine sofortige Übersicht darüber, was welcher Mitarbeiter druckt (Sicherheitsgesichtspunkt) und wieviel und wie oft er druckt (ökonomischer Gesichtspunkt). Demgegenüber ermöglicht der Bürodrucker, der durch einen USB-Port mit dem Computer verbunden ist, einen anonymen unkontrollierten Druck. Was manche Mitarbeiter übel ausnutzen. Wie man so schön sagt: Vertrauen ist gut, aber Kontrolle ist besser.
Die modernen Applikationen von heute sind in der Lage, die Betriebskosten für das Drucken und unerlässliche Wartungsarbeiten zu überwachen, und einige neue Modelle von Bürodruckern können mit Technologien des Fernzutritts zusammenarbeiten, wie z. B. HP ePrint, Canon PRINT, Google Cloud Print oder Apple AirPrint.

Maße oder die Größe spielt doch eine Rolle

Mit dem vorherigen Punkt - breiter Zugänglichkeit für mehrere Benutzer - hängt ein Nachteil des Bürodruckers beziehungsweise des Multifunktionsgeräts zusammen, das man auch als Scanner oder Kopiermaschine nutzen kann, nämlich seine größere Masse und sein Gewicht. Trotzdem ist das Angebot der aktuellen Drucker genügend abwechslungsreich und wer geduldig sucht, der findet auf dem Markt genau das Modell, das ihm auch in dieser Hinsicht zusagt.

Welche anderen wichtigen Parameter gibt es, die Sie als potenziellen Käufer eines Bürodruckers interessieren sollten?

Diese Parameter sind:

    • sein Anschaffungspreis,

    • ob er mit dem automatischen beidseitigen Papiergreifer für die Möglichkeit eines beidseitigen (Duplex-) Scannens und Drucks ausgestattet ist,

    • ob er den Druck von Dokumenten mit einem größerem Format als A4 ermöglicht - solche Drucker benutzt man z. B. in Werbekampagnen für Plakate sowie zum Druck von Vektoren,

    • Graphiken, großformatigen technischen Zeichnungen usw,

    • Lärmbelastung durch den Drucker,

    • Anlaufzeit bis zur Einsatzbereitschaft („Aufwärmzeit“ des Druckers),

    • seine Energieverbrauch.

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