Ersetzen des Toners im Drucker: Was sollten Sie tun, um sicherzustellen, dass der neue Toner einwandfrei funktioniert?

Auch wenn es schön wäre, wenn die Anschaffungskosten für den Drucker die einzige Investition wären, sieht die Realität doch so aus, dass man ohne den gelegentlichen Kauf von Tonern, Patronen und Papier einfach nicht auskommt. Falls Sie gerade mit Ihrem Laserdrucker in diese Situation geraten sind und noch nicht viel Erfahrung mit dem Einbau eines neuen Toners haben, bieten wir Ihnen hier eine universelle Anleitung, wie Sie dieses Problem lösen können. In den folgenden Zeilen geben wir Ihnen außerdem Tipps, worauf Sie achten müssen, damit der neue Toner einwandfrei funktioniert, sodass Sie in dieser Hinsicht absolut nichts mehr überraschen sollte.

Ein hochwertiger Toner ist die Grundlage

Keine Sorge. Der Austausch eines Toners ist ohne Übertreibung eine äußerst einfache Angelegenheit, die Ihnen nicht mehr als 5 Minuten Zeit kostet – vorausgesetzt, Sie haben bereits einen neuen Toner als Ersatz auf Lager. Andernfalls müssen Sie mit dem Austausch mindestens bis morgen warten. Dies ist nämlich der frühestmögliche Termin, zu dem wir Ihnen einen neuen Toner für Ihren Laserdrucker liefern können, wenn Sie sich für den Kauf in unserem Toner.shop Online-Shop entscheiden. Diese kurze Wartezeit garantiert Ihnen jedoch, dass Sie von uns wirklich ein erstklassiges Produkt erhalten – wir verkaufen ausschließlich hochwertige Verbrauchsmaterialien, hinter denen wir voll und ganz stehen.

Den richtigen Toner für Ihren Drucker zu finden, ist glücklicherweise keine komplizierte Aufgabe. Eigentlich reicht es aus, den Druckertyp zu kennen und anschließend anhand dieser Information in den Shops nach einem passenden Toner zu suchen – entweder über Produktbeschreibungen oder mithilfe verschiedener Filter. Sehr wahrscheinlich werden Sie bei Ihrer Suche feststellen, dass Toner in unterschiedlichen Preisklassen angeboten werden. Konkret geht es dabei um Originaltoner und alternative beziehungsweise kompatible Toner. Allgemein lässt sich sagen, dass Originaltoner vom Hersteller des Druckers hergestellt werden und man sich daher „blind“ zu hundert Prozent auf sie verlassen kann. Alternative Toner werden hingegen von Drittanbietern produziert. Dies kann zwar aufgrund möglicher Unterschiede bei den Qualitätsstandards im Vergleich zu Originaltonern ein gewisses Risiko darstellen, dieses wird jedoch durch den (oft deutlich) niedrigeren Preis gegenüber Originalverbrauchsmaterialien ausgeglichen. Auf keinen Fall kann man jedoch behaupten, dass alle alternativen Toner minderwertig sind – beispielsweise erreichen die unter der Marke TonerPartner angebotenen Produkte qualitativ ein vergleichbares Niveau wie Originale und sind gleichzeitig deutlich günstiger. Kurz gesagt: Beim Kauf eines alternativen Toners sollten Sie immer zumindest einige Nutzerbewertungen lesen, damit Sie wissen, was Sie erwartet.

Tipp: Der Kauf eines passenden Toners – egal ob Original oder alternativ – ist zwar keine Wissenschaft, kann aber für unerfahrene Nutzer verwirrend sein. Wenn Sie noch unsicher sind, ob ein Originaltoner für Sie sinnvoller ist oder ob Sie lieber eine alternative beziehungsweise wiederaufbereitete Lösung wählen sollten, helfen wir Ihnen in unserer ausführlichen Analyse Soll ich einen Original- oder Nicht-Original-Toner kaufen? weiter.

Wie lagert man einen Toner richtig?

Damit ein Toner einwandfrei funktioniert, können Sie neben dem Kauf eines hochwertigen Produkts auch durch die richtige Lagerung beitragen. Glücklicherweise handelt es sich dabei um nichts Kompliziertes, denn die einzige wirklich wichtige Voraussetzung ist, Ersatzkartuschen bei Raumtemperatur an einem trockenen und dunklen Ort aufzubewahren. Seien Sie daher beim Kauf größerer Mengen an Verbrauchsmaterialien vorsichtig, wenn Sie nicht sicherstellen können, dass diese Bedingungen langfristig eingehalten werden können. Ein richtig gelagerter Toner kann seine Aufgabe problemlos auch ein Jahr nach dem Kauf erfüllen. Wird er jedoch falsch gelagert, kann dies zu einer teilweise oder im schlimmsten Fall vollständigen Unbrauchbarkeit führen. Viele Arten von Tonern haben nämlich eine Schmelztemperatur des Tonerpulvers von etwas über 40 °C. In den Sommermonaten sollten Sie daher beim Umgang mit Tonern besonders vorsichtig sein, denn manchmal reicht es schon aus, eine neue Kartusche in einem aufgeheizten Auto auf einem Parkplatz oder auf einem Schreibtisch direkt am Fenster liegen zu lassen – und das Ergebnis ist problematisch. Die Kunststoffpartikel des Tonerpulvers können miteinander verschmelzen, wodurch der neu gekaufte Toner kaum noch die Druckqualität der alten Kartusche erreicht, die Sie ersetzen wollten. Etwas überspitzt gesagt: An heißen Tagen sollte der Weg des Toners vom Geschäft zum Drucker möglichst kurz und schnell sein.

Nicht nur Wärme setzt Tonern jedoch zu. Auch auf Kälte sollte geachtet werden, da diese Verbrauchsmaterialien ebenfalls erheblich beeinträchtigen kann – zumindest dann, wenn Sie den Toner nach der Lieferung durch den Kurier sofort in den Drucker einsetzen. Im Laderaum des Lieferfahrzeugs ist die Kartusche nämlich nahezu auf die Außentemperatur abgekühlt, und bei einem plötzlichen Wechsel in eine warme Umgebung bildet sich auf der Bildtrommel Kondenswasser, das zunächst verdunsten muss. Andernfalls kann dies Druckfehler verursachen, die nicht selten zu einer unnötigen Reklamation führen. Setzen Sie den Toner daher im Winter nicht unmittelbar nach der Lieferung in den Drucker ein, sondern lassen Sie ihn zunächst auf Raumtemperatur erwärmen. Dies reicht aus, damit das Kondenswasser verdunsten kann, und Sie vermeiden dadurch mögliche Probleme.

Darüber hinaus haben Toner eine vom Hersteller angegebene Haltbarkeitsdauer, die bei der Lagerung ein weiteres potenzielles Risiko darstellt. Diese beträgt zwar meistens etwa zwei Jahre ab Herstellung der Kartusche, es ist jedoch nicht ausgeschlossen, dass Sie vom Händler einen sogenannten „Ladenhüter“ erhalten, dessen Haltbarkeit kürzer als zwei Jahre ist, da er bereits längere Zeit im Lager lag. Wenn Sie also beispielsweise aufgrund einer günstigen Rabattaktion einen Vorrat an Tonern für Ihren Drucker zu Hause anlegen möchten, empfehlen wir dringend, neben optimalen Lagerbedingungen auch die Haltbarkeit der gekauften (oder bereits vorhandenen) Toner zu überprüfen, damit diese nicht so lange gelagert werden, dass sie „ablaufen“. Die Angabe zum Verfallsdatum des Toners für Ihren Drucker finden Sie normalerweise auf der Produktverpackung.

Tipp: Etwas überspitzt gesagt kann man behaupten, dass die Lebensdauer von Tonern und Tintenpatronen eine eigene Wissenschaft ist. Wenn Sie sich für dieses Thema interessieren oder beispielsweise einen neuen Drucker auch danach auswählen möchten, welche Verbrauchsmaterialien hinsichtlich ihrer Lebensdauer möglichst optimal sind, verrät Ihnen unser Artikel Wie lange halten Toner und Tintenpatronen? alle wichtigen Informationen.

Tonerwechsel im Drucker Schritt für Schritt

1. Das Handbuch ist die Grundlage

Bevor Sie beginnen, eine leere Tonerkassette durch eine neue zu ersetzen, werfen Sie zunächst einen Blick in das Handbuch Ihres Druckers. Falls Sie bei dem Gedanken erschrocken sind, wo Sie dieses für Ihren Drucker finden sollen, können wir Sie sofort beruhigen. Sämtliche Druckerhandbücher stehen auf den Webseiten der jeweiligen Hersteller zum Download bereit. In der Regel genügt es, die Modellbezeichnung Ihres Druckers einzugeben – diese finden Sie entweder direkt am Gerät oder sie wird Ihnen durch den Namen des angeschlossenen Druckers auf Ihrem Computer angezeigt.

Da jeder Drucker unterschiedlich ist und die Position der Tonerkartuschen sich nicht nur zwischen verschiedenen Marken, sondern häufig auch zwischen einzelnen Modellen unterscheidet, können nicht alle Möglichkeiten in einer allgemeinen Anleitung abgedeckt werden. Wie Sie zu den Verbrauchsmaterialien gelangen und wie Sie sicher mit ihnen umgehen, erfahren Sie genau im Handbuch Ihres Druckers. Es ist daher sinnvoll, sich daran zu orientieren. Allgemein lässt sich jedoch sagen, dass Sie den Drucker lediglich „öffnen“ müssen, um Zugang zur Kartusche zu erhalten und diese anschließend „einfach“ auszutauschen.

2. Schalten Sie den Drucker aus

Bevor Sie mit dem Öffnen des Druckers und dem Austausch des Toners beginnen, stellen Sie sicher, dass das Gerät ausgeschaltet ist. Falls dies nicht der Fall ist, schalten Sie den Drucker aus. Die meisten Modelle verfügen über eine farbige Kontrollleuchte an der Vorderseite. Wenn diese nicht leuchtet, ist der Drucker logischerweise ausgeschaltet. Wenn Sie absolut sicher sein möchten, ziehen Sie einfach den Drucker aus der Steckdose – und schon ist alles erledigt.

3. Entfernen Sie den alten Toner aus dem Drucker

Um an den Toner zu gelangen, müssen Sie zunächst den Drucker öffnen und Zugang zu seinem Inneren erhalten. Sobald Sie dies getan haben und dadurch Zugriff auf den Toner haben, entfernen Sie die leere Tonerkassette vorsichtig und legen Sie sie auf eine Serviette oder ein Tuch. Sie ist möglicherweise etwas mit Tonerpulver verschmutzt, weshalb die Gefahr besteht, Möbel oder andere Oberflächen zu verunreinigen, auf denen Sie den Toner ablegen.

Was machen Sie nun damit? Zunächst ist wichtig zu erwähnen, dass ein leerer Toner mit Resten von Tonerpulver auf keinen Fall in den Hausmüll gehört. Die umweltfreundlichste Möglichkeit besteht darin, den Toner bei einem Wertstoffhof oder einer anderen Sammelstelle (typischerweise Elektrofachhandel oder ähnliche Einrichtungen) abzugeben. Dort entstehen Ihnen keine Kosten und Sie können gleichzeitig sicher sein, dass die Entsorgung umweltgerecht erfolgt. Im Internet finden Sie jedoch auch Unternehmen, die leere Toner gerne ankaufen – natürlich nicht zu besonders hohen Preisen. Wenn sich jedoch zu Hause eine größere Menge gebrauchter Toner angesammelt hat, kann daraus beim Verkauf durchaus ein lohnendes „Paket“ werden. Wenn Sie sich intensiver mit der Entsorgung von Tonern oder Tintenpatronen beschäftigen möchten, lesen Sie unseren Artikel Wohin mit Toner oder Tintenpatrone: Wir zeigen Ihnen, wie Sie leere Verbrauchsmaterialien entsorgen oder recyceln, in dem wir dieses Thema ausführlich behandelt haben.

Tipp: Falls Ihre Kleidung beim Herausnehmen des alten Toners aus dem Drucker verschmutzt wurde, geraten Sie nicht in Panik. Es handelt sich zwar nicht um etwas Angenehmes, aber auch nicht um eine Katastrophe – zumindest dann nicht, wenn Sie wissen, wie Sie die Verschmutzung entfernen können. Falls Sie es nicht wissen, Ihnen diese Information aber helfen würde, empfehlen wir unseren Artikel Unfall mit Druckerverbrauchsmaterial: So entfernen Sie Toner oder Tinte aus Kleidung.

4. Nehmen Sie den neuen Toner aus der Verpackung

Nachdem Sie den neuen Toner aus dem Karton und der Kunststoffverpackung genommen haben, überprüfen Sie zunächst seinen allgemeinen Zustand. Es sollte auf keinen Fall Tonerpulver aus der Kartusche austreten und der Toner sollte keinerlei sichtbare Beschädigungen aufweisen. Wenn Sie sich über den Zustand des Toners nicht sicher sind oder eine Beschädigung feststellen, setzen Sie ihn keinesfalls in den Drucker ein – dies könnte zu einem Defekt des Geräts führen. Senden Sie einen beschädigten Toner zur Reklamation an den Händler zurück.

Andererseits müssen Sie jedoch in der Lage sein, ein tatsächliches Problem von einem normalen Zustand zu unterscheiden. Beispielsweise bedeutet eine kleine Menge Tonerpulver auf der Bildtrommel nicht zwangsläufig, dass der Toner undicht ist. Bei der Herstellung wird die Funktionsfähigkeit jeder Kartusche geprüft, daher kann es sich auch um Rückstände eines Testlaufs des neuen Toners handeln. Eine geringe Menge Tonerpulver außerhalb der Kartusche ist daher kein Grund zur Sorge. Wenn Sie jedoch den Eindruck haben, dass es deutlich mehr als üblich ist, sollten Sie nicht zögern, eine Reklamation einzureichen.

Tipp: Während Tintenpatronen aus technologischer Sicht nicht besonders komplex sind, da sie im Grunde nur kleine Behälter voller Tinte darstellen, ist dies bei Tonern anders. Einen interessanten Einblick in ihr Innenleben erhalten Sie in unserem Artikel Was befindet sich eigentlich im Inneren eines Toners für Laserdrucker? Wenn Sie sich also gerne mit Technik beschäftigen, bietet sich hier eine ideale Gelegenheit.

5. Schütteln Sie den Toner

Nach dem Auspacken empfiehlt es sich, den neuen Toner vorsichtig in horizontaler Richtung zu schütteln. Dadurch wird das Pulver gleichmäßig in der Kartusche verteilt. Sollte das Pulver nämlich auf einer Seite konzentriert bleiben – beispielsweise aufgrund einer falschen Lagerung in senkrechter Position –, können Druckfehler auftreten. Typisch für dieses Problem sind vertikale Streifen auf den Ausdrucken. Wir möchten jedoch nochmals betonen, dass das Schütteln wirklich nur leicht erfolgen sollte. Das Pulver im Toner muss nicht „durchgemischt“ oder „aufgelockert“ werden, sondern lediglich so verteilt werden, dass es sich gleichmäßig in der Kartusche befindet. Jede grobe Bewegung wäre eher schädlich.

6. Entfernen Sie die Schutzvorrichtungen

Die meisten Hersteller versehen Toner mit Schutzvorrichtungen, die die Kartusche während des Transports und der Handhabung vor Beschädigungen schützen. Zu den häufigsten Schutzvorrichtungen gehören:

• ein Sicherungsstreifen an der Seite der Kartusche,
• eine Chip-Abdeckung,
• ein Schutzpapier auf der Bildtrommel (falls Bestandteil des Toners),
• eine Schutzabdeckung für die optische oder magnetische Trommel,
• Schutzfolien.

Diese Schutzvorrichtungen sind jedoch keinesfalls immer vorhanden. Einige Toner verfügen nämlich über keinerlei Schutzmaßnahmen, wodurch sie bei unsachgemäßer Handhabung leicht beschädigt werden können. Genau deshalb sollten Sie bereits beim Auspacken des Toners und beim Herausnehmen aus der Verpackung besonders vorsichtig vorgehen.

Unabhängig davon, ob Sie die Schutzvorrichtungen vom Toner entfernt haben oder dieser keine besaß, sollten Sie den Toner stets sehr vorsichtig und umsichtig behandeln. Sie sollten niemals die optische oder magnetische Trommel berühren (sofern diese Bestandteil des Toners ist) und auch nicht die Schutzabdeckung öffnen, die sie vor Licht schützt. Der Kontakt verschwitzter Hände mit dem freiliegenden elektronischen Chip des Toners kann wiederum aufgrund von Materialkorrosion zu einer fehlerhaften Funktion führen. Halten Sie den Toner daher ausschließlich an den Stellen fest, bei denen keine Gefahr einer Beschädigung besteht.

Tipp: Wissen Sie eigentlich genau, wie Laserdrucker funktionieren? Falls nicht, lesen Sie unbedingt unseren älteren Artikel Laserdrucker von A bis Z: Wie funktioniert er? Dort erfahren Sie alles Wichtige und können dadurch möglicherweise auch diesen Artikel beziehungsweise einige der beschriebenen Schritte besser verstehen.

7. Setzen Sie den neuen Toner in den Drucker ein

Nun kommt endlich das bereits erwähnte Druckerhandbuch zum Einsatz. Befolgen Sie beim Einsetzen des Toners in den Drucker die Anweisungen des Herstellers. Denken Sie daran, dass rohe Gewalt hier nicht angebracht ist – der Toner sollte sich einfach und problemlos in den Drucker einsetzen lassen. Ist dies nicht der Fall, machen Sie mit großer Wahrscheinlichkeit etwas falsch und sollten den gesamten Vorgang nochmals überprüfen. Andernfalls besteht die Gefahr, den Drucker beziehungsweise die Halterungen für den Toner im Gerät zu beschädigen. Ein Schaden am Drucker kann jedoch auch entstehen, wenn der Toner nicht richtig eingesetzt und nicht korrekt „eingerastet“ ist. Bevor Sie daher einen Testdruck durchführen, stellen Sie sicher, dass alles genau so sitzt, wie es soll.

8. Schalten Sie den Drucker ein und drucken Sie eine Testseite

Ob der Toner entsprechend den Herstelleranweisungen korrekt eingesetzt wurde und keine Gefahr besteht, dass er herausfällt oder andere Probleme verursacht, erkennen Sie unter anderem daran, dass der Drucker nach dem Einschalten keine Fehlermeldung anzeigen sollte. Falls Sie den Toner dennoch falsch eingesetzt haben, kann beispielsweise eine Meldung über einen fehlenden Toner erscheinen – diese zeigt der Drucker an, wenn die Tonerkassette nicht korrekt eingesetzt wurde. Wenn alles in Ordnung zu sein scheint und der Drucker dies nach dem Einschalten nicht automatisch erledigt, drucken Sie eine Testseite. Dadurch überprüfen Sie nicht nur die Druckqualität (und ob der Toner beschädigt ist), sondern stellen auch sicher, dass Ihr Drucker beim nächsten Einsatz bereit ist. Sobald dies erledigt ist, ist der neue Toner vollständig installiert und Sie haben für einige Zeit wieder Ruhe.

Tipp: Haben Sie den Toner in Ihrem Drucker nicht deshalb gewechselt, weil der alte fast leer war, sondern eher, weil die Druckqualität schlecht war oder bestimmte Probleme auftraten, die auch nach dem Austausch nicht verschwunden sind? Dann liegt die Ursache leider offensichtlich an anderer Stelle. Mit möglichen Problemen (nicht nur) bei Laserdruckern haben wir uns in unserem Artikel Was tun, wenn der Drucker schlecht druckt? beschäftigt. Sollte auch dieser nicht helfen, bleibt Ihnen vermutlich nur noch der Weg zum Kundendienst.

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